「初めて請求書を作るけど、何を書けばいいのかわからない」——独立したばかりの個人事業主からよく聞く声です。
請求書は難しい書類ではありませんが、記載すべき項目にはルールがあります。この記事では、請求書に必要な項目から、効率的な作り方までまとめて解説します。
請求書に必ず記載すべき項目
請求書の書式に法律上の決まった様式はありませんが、取引の証拠書類として一般的に必要とされる項目があります。
- 請求書発行者の氏名（屋号）・住所：自分の情報
- 請求先の氏名（会社名）：取引先の情報
- 取引年月日：いつの取引かがわかる日付
- 取引内容：何に対する請求か（品目・作業内容）
- 金額：税抜金額・消費税額・合計金額
- 請求書発行日
これらの項目が抜けていると、取引先の経理処理が滞ったり、確定申告の際に自分の売上の証拠として説明しづらくなったりします。
インボイス登録している場合に追加で必要な項目
適格請求書発行事業者として登録している場合は、上記に加えて以下の項目が必要です。
- 登録番号（T+13桁の数字）
- 適用税率（8%・10%の内訳）
- 税率ごとに区分した消費税額
インボイス制度の詳しい仕組みについてはインボイス制度とは？個人事業主がやるべきことの記事で解説しています。登録の有無によって請求書の様式が変わるため、まだ登録するかどうか決めていない方は先にそちらをご確認ください。
実務上あると良い項目
法的な必須項目ではありませんが、実務上あると取引がスムーズになる項目もあります。
- 請求書番号：管理・検索がしやすくなる
- 支払期日：「発行日から30日以内」など、取引先とのトラブル防止になる
- 振込先情報：銀行名・支店名・口座番号・口座名義
- 振込手数料の負担について：「振込手数料は貴社にてご負担ください」などの一文があると認識のズレを防げる
請求書の作り方3つの選択肢
① Excel・Wordの無料テンプレート
Microsoft公式や各種フリーソフトサイトで無料の請求書テンプレートが配布されています。初期コストがかからず、すぐに始められる方法です。ただし、取引が増えてくると、番号管理・入金確認・過去の請求書の検索などが手作業になり、手間が増えていきます。
② 請求書作成専用サービス
請求書の作成・送付に特化したクラウドサービスもあります。テンプレートより手間は減りますが、経理の記帳・確定申告とは別のシステムになるため、二重管理になりがちです。
③ 会計ソフト
会計ソフトには請求書作成機能が含まれていることが多く、請求書の発行から入金確認、仕訳、確定申告までを一つのシステムで完結できます。請求書を発行すると自動で売上として計上され、入金があれば消込（照合）も自動化されるため、経理業務全体の効率が大きく変わります。
会計ソフトを使うメリット
- インボイス制度に自動対応：登録番号や税率区分を毎回手入力する必要がない
- 入金管理が楽になる：未入金の請求書が一覧でわかり、催促の抜け漏れを防げる
- 仕訳が自動化される：請求書発行がそのまま売上の記帳になり、確定申告の準備が楽になる
- 過去の請求書を検索しやすい：取引先・期間で絞り込んで確認できる
個人事業主向けの会計ソフト比較はこちらの記事で詳しく解説しています。
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まとめ
- 請求書には発行者・請求先・取引年月日・取引内容・金額・発行日を必ず記載する
- インボイス登録している場合は登録番号・税率区分の記載が追加で必要
- 請求書番号・支払期日・振込先情報を入れるとトラブル防止になる
- Excel・専用サービス・会計ソフトの3択があるが、取引が増えるほど会計ソフトの効率が際立つ
- 会計ソフトなら請求書発行から仕訳・確定申告までを一つのシステムで完結できる
請求書は取引先との信頼関係を支える書類です。まずは必須項目を漏れなく記載することから始め、取引が増えてきたら会計ソフトへの移行を検討してみてください。
